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幹事必見お花見マニュアル!準備物・会場設営・運営のコツをご紹介

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花見のシーズンが到来しました。会社やサークルなどで大人数の花見を行うことも多いのではないでしょうか。

花見の幹事に指名されてしまったけど、どうしたらいいかわからない・・・
今回は、そんな方のために“大人数の花見”の開催マニュアルをご紹介いたします!

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前日までの準備

◎必ず下見をしましょう

場所を選ぶポイントは3つ!

1. トイレから近いかどうか
当日は男女ともにトイレに長蛇の列ができる可能性が高いです。少しでもトイレに近い場所を陣取るのが、参加者の負担を減らすことにつながります。

2. ゴミ箱から近いかどうか
片付けが楽という点だけでなく、ブルーシート下に敷くダンボール(※後述)の回収がしやすくなります。

3. 入り口から近いかどうか
参加者が会場までたどり着きやすいというメリットに加えて、お酒や備品を搬入する労力がぐっと軽減されます。搬入の際には台車を使うこともあるので、入り口から会場までの道がきちんと整備されているエリアを選ぶとよりよいです。

◎集合場所を確認しましょう

基本的には現地集合でよいと思いますが、広い公園などで開催する場合は、会場までたどり着けるか不安の方もいるかと思います。分かりやすい場所を集合場所として設けるとさらに良いでしょう。

◎早めに告知しましょう

お花見の開催日時・集合場所・会場が決まったら、早めに告知しましょう。集合場所や会場までの道順を写真付きで案内するとより親切ですね。

Facebookのイベントページをたてると、参加人数も把握できますし、提供するお酒や料理の情報、開花・満開予想日などの最新情報を共有することで、メンバーみんなで盛り上がれます。

◎買い物は前日までに済ませましょう

当日、もしくは前夜は不測の事態が発生することも考えられます。必ず、必要な物品は前日までにすべてそろえておくようにしましょう。ちなみにお酒の量は、日本酒の場合、100人で一升瓶30本弱(50リットル程度)が目安です!

必要な物品はスプレッドシートやエクセルにまとめて複数人で管理すると、抜け落ちのリスクが少なくなります。

SAKETIMESがお花見を開催するときに使用するお花見準備物一覧を特別に公開しちゃいます!PDFファイルですので、印刷してご使用ください。

会場準備 (場所取り・搬入)

◎会場準備は最低4人以上

人数が少ないと、ブルーシートを広げる時などにとても手間がかかります。なお、集客人数に対して必要になるブルーシートの目安は、5.2m×7.1mサイズ1枚につき30~35名程度です。

◎”例年通りの場所”にこだわるなら前泊は必須

会社やサークルで行う花見であれば、”毎年同じ場所”であることは大きなメリットです。始発で会場に来て場所取りをする団体が多いので、会社や部室などに前泊して始発よりも早い時間で会場に向かうと、場所の確保が確実にできます。

◎事前準備のスタッフは温かい格好で

場所取りは寒さとの戦いでもあります。寝袋、ブランケット、カイロなどの防寒対策はしっかりしましょう。食べ物も調達しなければならないため、最寄りのコンビニなどを事前に調べておくのも大切です。

当日の運営

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◎参加証の準備

人数が多い場合、ふらっと知らない人が入ってきてしまう場合も考えられるため、参加者にリストバンドなどの参加証を付けてもらい、目印にしましょう。

◎貴重品の管理を徹底

貴重品は参加者それぞれの自己管理であることを事前に伝えておきましょう。靴の盗難・紛失も考えられるので、受付の際に小さいビニール袋を配ってもいいかもしれません。

◎会場には目印を設置

会場の目印のために、スタッフは統一されたTシャツやパーカーなどを着るとよいでしょう。のぼりやプラカードなどは営利目的の告知物としてみなされる場合があり、公園管理側から使用を控えるよう指示される場合があるのでご注意ください。

◎当日スタッフの人数

参加者150人であれば、受付に2人・お酒の提供ブースひとつにつき2人がベストです。加えて、ブルーシート2枚につき1人の巡回スタッフをおけると運営がとても円滑になります。

◎濡れた床はすぐに拭いて!

お酒がこぼれるなど、ブルーシートが濡れた場合は巡回スタッフが速やかに処置します。雑巾は多めに用意しましょう。濡れているところを踏むとかなりテンションが下がるため、スタッフはスリッパ着用でもよいかもしれません。

◎飲み過ぎ厳禁

急性アルコール中毒予防のため、水はたくさん飲んでもらいましょう。おおよそ3人で2リットルが目安です。

◎トイレットペーパーを用意

公共トイレの紙がなくなってしまうことが多々あるため、事前に準備しておくと喜ばれます。受付に置いておき、トイレに行く際に持っていくようアナウンスしましょう。

後片付け

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◎分別はしっかり

カン、ビン、ペットボトルなどしっかり分別しましょう。大きな公園では、ゴミステーションが特設されていることが多いですが、ない場合はきちんと持ち帰りましょう。

◎立つ鳥後を濁さず

来た時よりもきれいに!が花見のマナーです。次に利用する人が気持ちいいように、しっかり片付けをしましょう。

 

会社やサークルで毎年花見を行うのであれば、「これがあればもっと準備が楽だった」「あれを用意しておいたおかげで運営がスムーズだった」など、各年の気付きをノウハウとして少しずつ蓄積していくことでより良い花見を開催できるのではないでしょうか。

美しい桜を愛でながら、今年も日本酒で乾杯しましょう!

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