日本酒を知る

日本酒を楽しむ

日本酒を考える

特集

【保存版】幹事必見!参加者100名超のお花見開催マニュアル

> > > 【保存版】幹事必見!参加者100名超のお花見開催マニュアル
このエントリーをはてなブックマークに追加

4月、花見のシーズンが到来しました。会社やサークルなどで大人数の花見を行うことも多いのではないでしょうか。

花見の幹事に指名されてしまったけど、どうしたらいいかわからない・・・
今回は、そんな方のために“大人数の花見”の開催マニュアルをご紹介いたします!

前日までの準備

hanami_matome_0 (1)

◎必ず下見をしましょう

・場所を選ぶポイントは3つ!

「トイレから近いかどうか」
当日は男女ともにトイレに長蛇の列ができる可能性が高いです。少しでもトイレに近い場所を陣取るのが、参加者の負担を減らすことにつながります。

「ゴミ箱から近いかどうか」
片付けが楽という点だけでなく、ブルーシート下に敷くダンボール(※後述)の回収がしやすくなります。

「入り口から近いかどうか」
参加者が会場までたどり着きやすいというメリットに加えて、お酒や備品を搬入する労力がぐっと軽減されます。搬入の際には台車を使うこともあるので、入り口から会場までの道がきちんと整備されているエリアを選ぶとより良いです。

・集合場所の確認

基本的には現地集合でよいと思いますが、会場までたどり着けるか不安という方のために、別の集合場所を設けるとさらに良いでしょう。Facebookのイベントページなどがある場合は、会場までの道順を写真付きで案内できるとより親切ですね。

◎買い物は前日までに済ませる

当日、もしくは前夜は不測の事態が発生することも考えられます。
必ず、必要な物品は前日までにすべてそろえておくようにしましょう。
ちなみにお酒の量は、日本酒の場合、100人で一升瓶30本弱(50リットル程度)が目安です!

必要な物品はスプレッドシートやエクセルにまとめて複数人で管理すると、抜け落ちのリスクが少なくなります。

<参考> SAKETIMES版 :  お花見準備物一覧

会場準備 (場所取り・搬入)

・会場準備は最低4人以上でおこなう

人数が少ないと、ブルーシートを広げる時などにとても手間がかかります。
なお、集客人数に対して必要になるブルーシートの目安ですが、5.2m×7.1mサイズのブルーシート1枚につき30~35名が入ると考えていただくとちょうどいいでしょう。

・“例年通りの場所”にこだわるなら前泊は必須

会社やサークルで行う花見であれば、”毎年同じ場所”であることは大きなメリットです。始発で会場に来て場所取りをする団体が多いので、会社や部室などに前泊して始発よりも早い時間で会場に向かうと、場所の確保が確実にできます。

・ブルーシートの下にダンボールを敷く

公園は石ころや木の枝が落ちており、地面がでこぼこしています。大きな会場であれば、ゴミステーションなどに前日の花見客が捨てていったダンボールが残っていることが多いので、それを回収して地面に敷きましょう。これによって、“痛くない”花見会場ができます。

・ブルーシート内の通路を示しておく

トイレに立った参加者や巡回スタッフが動きやすいように、ブルーシート内に養生シートを用いて通路を示しておくと運営がスムーズです。

・事前準備のスタッフは温かい格好で

場所取りは寒さとの戦いでもあります。寝袋、ブランケット、カイロなどの防寒対策はしっかりしましょう。
食べ物も調達しなければならないため、最寄りのコンビニなどを事前に調べておくのも大切です。

当日の運営

hanami_matome_1 (1)

・参加証の準備

人数が多い場合、ふらっとシート内に入ってきてしまう人もいるため、参加者にギグバンドなどの参加証を付けてもらうことでそれを防止しましょう。

ギグバンドの購入は こちら から!

・貴重品の管理を徹底

貴重品は参加者それぞれの自己管理であることを事前に伝えておきましょう。靴の盗難・紛失も考えられるので、受付の際に小さいビニール袋を配ってもいいかもしれません。

・現地集合する人のために

会場の目印のために、スタッフは統一されたTシャツやパーカーなどを着ると良いでしょう。のぼりやプラカードなどは告知物としてみなされる場合があるので注意です。

・当日スタッフの人数

参加者150人であれば、受付に2人・お酒の提供ブースひとつにつき2人がベストです。加えて、ブルーシート2枚につき1人の巡回者をおくことができると運営がとても円滑になります。

・濡れた床はすぐに拭いて!

お酒がこぼれるなど、ブルーシートが濡れた場合は巡回スタッフが速やかに処置します。雑巾は多めに用意しましょう。濡れているところを踏むとかなりテンションが下がるため、スタッフはスリッパ着用でも良いかもしれません。

・飲み過ぎ厳禁

急性アルコール中毒の予防のため、水はたくさん飲んでもらいましょう。おおよそ3人で2リットルが目安です。

・トイレットペーパーを用意

公共トイレの紙がなくなってしまうことが多々あるため、事前に準備しておくと喜ばれます。受付に置いておき、トイレに行く際に持っていくようアナウンスしましょう。

後片付け

hanami_matome_2 (1)

・分別はしっかり

カン、ビン、ペットボトルなどしっかり分別しましょう。大きな公園では、ゴミステーションが特設されていることが多いですが、ない場合はきちんと持ち帰りましょう。

・立つ鳥後を濁さず

来た時よりもきれいに!が花見のマナーです。次に利用する人が気持ちいいように、しっかり片付けをしましょう。

 

会社やサークルで毎年花見を行うのであれば、「これがあればもっと準備が楽だった」「あれを用意しておいたおかげで運営がスムーズだった」など、各年の気付きをノウハウとして少しずつ蓄積していくことでより良い花見を開催できるのではないでしょうか。

美しい桜を愛でながら、日本酒で乾杯!

【関連】 急性アルコール中毒になってしまったら?適切な対処法とは
【関連】 日本酒のチェイサー「和らぎ水」のススメ


日本酒の魅力を、すべての人へ – SAKETIMES

 

このエントリーをはてなブックマークに追加

ライター募集中!

SAKETIMES

SAKETIMESは日本酒を中心とした日本文化のメディアサイトです。専門的な知識から、クスっと笑えるエンタメまで幅広く面白い情報を毎日お届けします!